2019年の手帳計画:業務日誌編(3)

投稿者: | 2018-12-25

2回に分けるつもりが3回になってしまいました。今回は業務日誌本体というより、その補足みたいな内容です。

今現在、システム手帳のバインダーに入れているものは、

  • フランクリン・プランナー(FP)のデイリーリフィル3ヶ月分
  • FPマンスリーリフィル1年分
  • 仕事の案件管理シート
  • 領収書用の封筒リフィル
  • メモ

の5種類。マンスリーはデイリーリフィルに付属しているものなので、この2つは2種類というよりワンセットかな。メモ用紙もFP社のもの(リフィルを買った時にオマケで付いてきたやつ)を使用していますが、案件管理シートと封筒リフィルは自作。

FP社のプロジェクトフォームを試したこともあったのですが、どうもこの社のフォームは、複数メンバーが関わる長期的なプロジェクトのスケジュールや打ち合わせや予算を管理するという形式に特化しているようで、私の使用方法にはまったく向いていないことがわかりました(これはFPだけではなく国内の他社リフィルも似たような感じ)。

というわけで案件管理は自作することにして、数年前まではA5サイズのリフィルにプリンターでフォーマットを印刷していました。1ページに2件書き込むサイズで、裏表に印刷。

その後バイブル(幅広)サイズに変えてからは、1ページに1件という形式にしましたが、最近の傾向として、長期間にわたる案件が減り、数日で終わるような細かい案件が次々と入るようになりました。そうすると1件に1ページまるまる使ってもあまり書き込まず、ページ数ばかりがどんどん増えてかさばるようになってしまいます。

また、この管理シートとは別にExcelにデータを入力し、さらにタスクリストにも書いてFPのページファインダーに入れていました。いつまでに何をしなければいけないかを、常に手元で確認できるようにしておきたいので。しかし、ここにいちいち書き写すのは手間だ! と思い、タスクリストと管理シートを統合しました。これについては、昨年の「業務日誌編」に書きましたが、こんな感じの用紙になりました。

ページファインダーに入れるために細長い短冊形にしましたが、このままでは綴じられないので、完了したらリフィルに貼り付ける、という昭和時代のような手作り感あふれる作業をしてきたわけですが、やはり少々面倒。それに、紙を貼るとページに厚みが出て固くなり、めくりにくくなってしまいます。

というわけで、来年からは最初からリフィルの形にしてそのまま綴じられるようにしようと思います。

この大きさだとページファインダーに入らないので、大きめのホルダーを作りました。クリアファイルを切ってパンチで穴を開けただけ。現在は1枚に5件書き込むようになっていますが、4件にしてもう少しスペースを広げようか、などと考えています。

……というカスタマイズがあれこれできるのがシステム手帳の良いところなんですよね。

で、今いろいろ考えて悩んでいるのが、作業をしていて「これは次回に同種の仕事を受ける時に注意しなければ」と思ったことをまとめておく方法です。

案件管理用に1ページまるまる使っていた時は、そのページに書き込んで、後からページを繰って見返していました。案件管理を短冊形に替えてからは、デイリーリフィルのメモスペースに書き込んでいますが、やはりこういうデータは時系列ではなく種類別にまとめておきたい。FPには適当なフォームがなく、自作するにもアイデアが上手くまとまらなくて、とりあえずメモ用紙に線を引いて使いながら色々考えています。

そんなに複雑な形式でなくて良いと思うんですよね。Bindexのインフォメーションメモみたいなので十分なんです。


バイブルサイズリフィル421 インフォメーションメモ
(Amazon)

【日本能率協会/Bindex】バイブルサイズリフィル421 インフォメーションメモ(方眼) バインデックス 421 【あす楽対応】 (楽天)

これのFP版(幅が広いの)があれば良いんですけど……と、思ったのですが、ちょっと待て。

幅はちょっと狭いけど、リング穴の位置は同じなのだから、これそのまま使っても良いんじゃない?

FPリフィルと同じ場所に入れるなら使いにくいかもしれませんが、ディバイダ―で仕切って別の場所に入れちゃえば気にならないのでは?

というか、前回検討したようにFPのリフィルを止めるとするならば、そもそも幅広サイズにこだわる必要もないのでは? 今でもデイリーリフィル以外はほぼ自作なのです。幅はちょっと狭くなるけど通常のバイブルサイズに変えちゃっても良いし、何だったらB6のメモ用紙に穴を開けてそのままはさんでも良いわけですよ(バインダーによってははみ出すかも)。

そんなこんなで、いきなり可能性が広がってしまって戸惑い気味な年の瀬ですが、とりあえずあと1年は現在の形式を続けていきます。1年後の「業務日誌編」はどうなっていることやら。

それでは皆様良いお年を……とまとめたいところですが、「趣味の記録編」がまだ残っていますので、もう少しお付き合いいただければ幸です。

■ 「業務日誌編」の過去記事